BHV-IT BI-Transport

 

BI-Transport is een module om uw transport documenten te digitaliseren en snel zichtbaar te krijgen.

In de transportsector is vandaag de dag nog sprake van veel papierwerk. Opgestelde documenten worden overhandigd aan chauffeurs die zij de hele rit bij zich moeten houden en na de rit weer moeten inleveren. De papieren worden vervolgens gearchiveerd om voor een nader moment te raadplegen zijn. Een omslachtig traject waar veel tijd in verloren gaat. Met de komst van digitalisering kan dit traject sterk verbeterd worden. Dit heeft een efficiëntere bedrijfsvoering als gevolg.

Geautomatiseerde vrachtbriefverwerking

 

Het verwerken van vrachtbrieven gaat snel en eenvoudig met behulp van geavanceerde software binnen BI-Transport.
 BI-Transport zorgt ervoor dat belangrijke informatie van een vrachtbrief direct geïndexeerd en automatisch herkend wordt (zoals ritnummer, vrachtwagen, losadres enz.). Het herkende vrachtdocument wordt inclusief de verschillende indexvelden opgeslagen in uw digitale archief.

Via de module WebPortal kunnen indien gewenst (setting per klant) het transport formulier met ondertekening digitaal worden klaargezet zodat de klant via naam/wachtwoord inzage kan krijgen op uw portaal. Het is ook mogelijk om deze getekende documenten via EDI, FTP of email weer naar de klant te sturen in het formaat dat de klant wenst.

Transportdocumenten in digitaal archief

 

Werken met papieren transportdocumenten, brengt de nodige rompslomp met zich mee. Het bijhouden van een volledig kloppende administratie komt hierdoor regelmatig in het nauw. Door documentatie direct te digitaliseren, blijft u up-to-date en voldoet u eveneens aan de wet- en regelgeving van diverse instanties. U kunt klanten direct antwoord geven op vragen en desgewenst de benodigde informatie direct nasturen per e-mail. Zo werkt u efficiënt en blijft uw informatievoorziening overzichtelijk. Opgeslagen documenten voldoen allen aan de wettelijke bewaartermijn van de Belastingdienst. U heeft dus geen omkijken naar het juist opslaan van uw vrachtdocumenten.